共に育ち・共に生きる
オフィスを引っ越してから、仕事の効率化はどうするか問題
せっかくだから 少し便利にしてみたい
気を付けたい視点 あれこれ
オフィスレイアウトと並行して、イメージをしましょう
DXと言いますけど・・小さいところから、少しだけ便利にしていく感じです
最近流よく聞きます「オフィスのDX化」という言葉ですが
抽象的でなかなかイメージしにくい言葉です
要は「業務を改善していきましょう」
という考えになります
確かに、お金を掛ければすごいシステムも作れます
しかし使いこなせなければ意味がありません
出来る範囲で、ちょっと便利になればいい事を、適度に改善をしていく
折角の移転ですから、それを機に緩い気持ちで考えてみるのもお勧めします
ガチガチのDXは、結構しんどいです 例えば、こんなイメージでしょうか
① 紙を少しづつ減らしてみませんか？
紙の書類・FAX・Excel個人管理 これらをデジタル化するだけでも 情報共有化、業務時間を短縮できます
あの書類、どこへ片づけたかなぁ、捨ててしもうたかなぁ。FAXで届いたからメールみたいに
履歴が残ってないなぁ
ひと手間かけてスキャンして、ファイリングをする
そのくらいでも書庫のスペースをだいぶ減らせます。最近のコピー機ですとパソコンと連動していますから
費用面でも、そんなに掛かりません
②市販のソフトを導入して、少しだけ作業量を減らしませんか？
勤怠管理・顧客管理・販売管理 等 最近は手軽にできます
最近の市販のソフトは、お手軽に色んな作業を効率化してくれます
まずは、困っていることがございましたら、お尋ねください
何ができるか、どんなソフトを使って解決していくか
探っていきます
③オフィスの環境を整備しましょう
コロナの影響でホームオフィス、在宅ワークが進みました
色々な作業を、必ずしも会社の机で行わない企業風土も出来上がるつつあります
会社ですべき作業、会社を離れてもできる作業 その振り分けをすることによって
時間の効率化を図ることができます
例えばタブレット型端末を使っての受発注作業、日報作成
WEB会議等 現在は手軽に導入ができます
大きな流れを作っていく というよりも
１～２時間 普段の仕事を効率化して早く帰宅する、趣味の時間に活用する
そんなイメージで見ていただければと思います
④導入をした後、常に検証と改善をしましょう
導入をした後、実際に業務は効率化されたのか、逆に困ったことが起きていないか
まだ、こんなことが出来ないか 等 改善点を検証し更に適切に運用をしていくことによって
仕事の効率化を上げていくことができます
そんな簡単なこと、分かっています～
そうなんです、確かに簡単なことなんですが
以外に丁寧に検証をされていないことが多いと思います
移転を機に、改めて見直してみては如何でしょうか？
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